Privacy Verklaring

1. Inleiding

Drumschool Ermelo, gevestigd te Ermelo, (hierna: “DSE”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring.

DSE hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en behandelen deze met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. In deze verklaring legt DSE uit welke gegevens DSE verzamelt, waarom DSE dat doet, hoe lang DSE ze bewaart en welke rechten u heeft.

2. Contactgegevens verantwoordelijke

3. Welke persoonsgegevens verwerkt DSE?

DSE verwerkt de volgende persoonsgegevens van u of uw kind:

• Naam (voor- en achternaam)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum en/of leeftijd
• Betalingsgegevens (zoals rekeningnummer of betaalreferentie)
• Lesobservaties en vorderingen (vastgelsegd in een digitaal leslogboek)
• Audio en/of video opnames

4. Doel en grondslag van de verwerking

DSE verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

4.1 Inschrijving en lesplanning

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). DSE gebruikt uw naam, e-mailadres en telefoonnummer om de inschrijving te verwerken, lesafspraken te maken en u te informeren over tijden, locaties en eventuele wijzigingen.

4.2 Facturering en betalingsverwerking

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Uw betalingsgegevens worden gebruikt voor het opstellen en versturen van facturen en het verwerken van betalingen voor de drumlessen.

4.3 Afstemming op de leerling

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). De geboortedatum en/of leeftijd van de leerling wordt gebruikt om de lessen af te stemmen op het niveau en de leeftijdsgroep.

4.4 Communicatie over de lessen

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). DSE stuurt per e-mail en/of telefoon uitsluitend berichten die direct verband houden met de lessen, zoals bevestigingen van inschrijvingen, herinneringen en informatie over lesuitval. DSE verstuurt geen commerciële nieuwsbrieven of marketingberichten.

4.5 Digitaal leslogboek

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). DSE legt per leerling lesobservaties en vorderingen vast in een digitaal leslogboek ter ondersteuning van de leskwaliteit en voortgang. Zie sectie 8 voor de volledige uitwerking.

4.6 Opnames voor lesdoeleinden

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Tijdens lessen kunnen audio- en/of video-opnames worden gemaakt als integraal onderdeel van de dienstverlening, uitsluitend ter ondersteuning van het leerproces. Zie sectie 9 voor de volledige uitwerking.

4.7 Opnames voor promotionele doeleinden

Grondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Beeld- en/of audiomateriaal wordt uitsluitend voor promotionele doeleinden gebruikt indien de leerling — of de ouder/voogd bij minderjarigen — daar voorafgaand en expliciet toestemming voor heeft gegeven. Deze toestemming is te allen tijde herroepbaar. Zie sectie 10 voor de volledige uitwerking.

5. Bijzondere bepalingen voor kinderen onder de 16 jaar

DSE biedt drumlessen aan kinderen aan. Omdat kinderen onder de 16 jaar bijzondere bescherming verdienen onder de AVG, gelden de volgende aanvullende regels:

• Inschrijving van kinderen onder de 16 jaar vereist toestemming van een ouder of wettelijke voogd.
• DSE vraagt de contactgegevens van de ouder of voogd op, niet van het kind zelf.
• Ouders en voogden hebben het recht om de gegevens van hun kind in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen.
• DSE verwerkt nooit meer gegevens van kinderen dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

6. Bewaartermijnen

DSE bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, en in ieder geval niet langer dan wettelijk verplicht:

• Lesgegevens (naam, e-mail, telefoon, leeftijd): maximaal 1 jaar na beëindiging van de lesovereenkomst, tenzij u eerder verzoekt om verwijdering.
• Financiële gegevens (betalingsgegevens, facturen): 7 jaar na het lopende boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR).
• Leslogboek (lesobservaties en vorderingen): maximaal 1 jaar na beëindiging van de lesovereenkomst, tenzij u eerder verzoekt om verwijdering.

7. Verstrekking aan derden

DSE verkoopt, verhuurt of verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld aan een betaaldienstverlener) of DSE hiertoe wettelijk verplicht is.

DSE maakt gebruik van de volgende diensten van derden, die in opdracht van DSE persoonsgegevens verwerken als verwerker conform art. 28 AVG: Formcarry en Streampartner, voor het ontvangen en versturen van e-mails met betrekking tot inschrijvingen en lescommunicatie, waaronder het delen van leslogboeken op verzoek. DSE heeft met deze partijen een verwerkingsovereenkomst afgesproken. De bestanden zijn niet openbaar en zijn uitsluitend toegankelijk voor de verwerkingsverantwoordelijke.

8. Digitaal leslogboek

DSE houdt een digitaal leslogboek bij per leerling. Hierin worden uitsluitend lesobservaties en vorderingen vastgelegd die direct relevant zijn voor de kwaliteit en voortgang van de lessen, zoals speeltechniek, oefenresultaten en aandachtspunten voor volgende lessen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Het leslogboek wordt opgeslagen op beveiligde persoonlijke apparaten, uitsluitend toegankelijk voor de verwerkingsverantwoordelijke. DSE noteert uitsluitend feitelijke lesobservaties in gedragsbewoordingen en legt geen medische diagnoses of andere bijzondere persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG vast.

Het leslogboek wordt niet actief verstrekt. Op verzoek ontvangt de leerling — of de ouder/voogd bij minderjarigen — een kopie per e-mail. Dit verzoek kan worden ingediend via de contactgegevens in sectie 2. DSE reageert binnen één maand, conform art. 12 AVG.

Na afloop van de lesovereenkomst kunnen lesobservaties worden geanonimiseerd en bewaard als referentiemateriaal voor de verdere ontwikkeling van lesinhoud en lesmateriaal. Geanonimiseerde gegevens zijn niet meer herleidbaar tot individuele leerlingen, bevatten geen naam of andere identificerende kenmerken, en vallen buiten de werkingssfeer van de AVG (overweging 26 AVG). Op geanonimiseerd materiaal zijn de rechten uit sectie 12 niet van toepassing.

9. Opnames voor lesdoeleinden

Tijdens drumlessen kan het voorkomen dat audio- en/of video-opnames worden gemaakt ter ondersteuning van het leerproces, bijvoorbeeld om de techniek van de leerling te analyseren of vooruitgang inzichtelijk te maken. Het maken van dergelijke opnames maakt onderdeel uit van de lesovereenkomst en wordt beschouwd als een integraal onderdeel van de dienstverlening.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Door in te schrijven voor de drumlessen en akkoord te gaan met deze privacyverklaring, erkent de leerling of diens ouder of wettelijk voogd bij leerlingen onder de 16 jaar dat het maken van lesopnames deel uitmaakt van de overeengekomen dienstverlening. Een afzonderlijke toestemmingsverklaring is hiervoor niet vereist. De opnames worden uitsluitend gedeeld met de leerling en, indien minderjarig, de ouder of voogd, en worden niet voor andere doeleinden gebruikt. De opnames worden verwijderd zodra zij niet langer nodig zijn voor het lesdoel, en uiterlijk bij beëindiging van de lesovereenkomst.

Indien een leerling of ouder/voogd bezwaar heeft tegen het maken van lesopnames, kan dit worden kenbaar gemaakt via de contactgegevens in sectie 2. In dat geval zal DSE in overleg treden over een passende werkwijze, waarbij de deelname aan de lessen nooit in het geding komt.

10. Opnames voor promotionele doeleinden

In sommige gevallen wenst DSE beeld- en/of audiomateriaal te gebruiken voor promotionele doeleinden, zoals op de website of sociale media van DSE. Dit doet DSE uitsluitend met uw voorafgaande, vrije, specifieke en ondubbelzinnige toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Voor leerlingen onder de 16 jaar is toestemming van een ouder of wettelijk voogd vereist. Toestemming wordt schriftelijk of per e-mail vastgelegd en is te allen tijde herroepbaar. Intrekking van toestemming heeft geen gevolgen voor de reeds verleende toestemming in het verleden, maar DSE zal het materiaal na intrekking niet langer actief inzetten en op verzoek verwijderen.

Het weigeren of intrekken van toestemming heeft nooit gevolgen voor de deelname aan de drumlessen.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

DSE neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie of andere onrechtmatige vormen van verwerking. Dit omvat onder meer:

• Versleutelde e-mailverbindingen (TLS/SSL) voor het verzenden van berichten.
• Opslag van gegevens uitsluitend op beveiligde, persoonlijke apparaten en systemen.
• Door met wachtwoord versleutelde bestanden.

12. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): u kunt opvragen welke gegevens DSE van u verwerkt.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG): u kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen.
• Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG): in bepaalde gevallen kunt u vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG): u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met DSE via de contactgegevens in sectie 2.

DSE reageert binnen één maand op uw verzoek, conform art. 12 AVG. In complexe gevallen of bij meerdere gelijktijdige verzoeken kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd; DSE informeert u hierover tijdig.

13. Recht om klacht in te dienen

Indien u van mening bent dat DSE uw persoonsgegevens niet conform de geldende wetgeving verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

DSE behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op de website van DSE. DSE raadt u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. Bij ingrijpende wijzigingen zal DSE u actief informeren via e-mail.

Versie: 1.0 | Datum: 18-04-2026
Opgesteld door: Joshua A. Stakenburg, Drumschool Ermelo